Inventory Reconciliation | 6 mins read

5 passaggi per la riconciliazione dell'inventario- come risparmiare tempo e denaro Le scorte

5 steps to inventory reconciliation how to save time and money
Chloe Henderson

By Chloe Henderson

mancanti possono portare a gravi conseguenze finanziarie per le aziende. La riconciliazione delle scorte, pertanto, e fondamentale per determinare la precisione delle scorte.

La riconciliazione dell'inventario e una routine di manutenzione essenziale per verificare l'efficienza del sistema di controllo dell'inventario di un'azienda.La

riconciliazione delle scorte e particolarmente importante per le aziende di vendita al dettaglio le cui scorte oscillano costantemente dalle spedizioni e dalle transazioni. La conferma dei rapporti di inventario e dei conteggi dei cicli fisici garantisce la precisione e previene la cattiva gestione delle scorte.

Effetti della riconciliazione

dell'inventario e la pratica di prendere periodicamente il conteggio dell'inventario fisico e confrontarlo con i record di magazzino digitali dell'azienda. Se i record non corrispondono, questo rivelerebbe la presenza di discrepanze di stock, che devono essere affrontate.
Le cause piu comuni di imprecisioni includono-

  • furto interno/esterno
  • Mancanza di software di inventario
  • errore umano
  • Conteggi ciclo impropri

Il ritiro dell'inventario e purtroppo un fenomeno comune per le aziende basate sul prodotto. Infatti, il rivenditore medio americano sperimenta un tasso di contrazione delle azioni dell'1,38%, che aggiunge fino a quasi 50 miliardi di dollari di inventario non segnalato annualmente.La

riconciliazione delle scorte aiuta a individuare la causa principale della discrepanza per evitare queste perdite finanziarie. Identificando le cause delle loro imprecisioni, la direzione puo adottare misure appropriate per migliorare le procedure di tracciabilita e garantire un efficace controllo dell'inventario. I vantaggi della riconciliazione dell'inventario includono-

  • precisione migliorata - Doppio controllo che i conteggi dei cicli fisici corrispondano ai record digitali confermano l'efficacia della strategia di gestione dell'inventario scelta. Se i dati non sono coerenti, cio segnalerebbe la necessita di un'ulteriore analisi dei metodi di gestione delle scorte e di stoccaggio.
  • Maggiore efficienza- la riconciliazione dell'inventario e un processo che richiede metodi manuali e automatizzati di conteggio dell'inventario. Quando le procedure di tracciamento delle scorte sono abbinate al software di gestione dell'inventario, l'inventario diventa piu rapido e preciso, ma richiede anche un minor numero di dipendenti.
  • Dati coerenti - L'esecuzione frequente della riconciliazione dell'inventario assicura che le procedure di inventario della societa forniscano dati costantemente affidabili. Queste informazioni consentono alle aziende di evitare erroneamente sopra o sottostocking.
  • Funzionalita aziendali avanzate Quando un'azienda e in grado di mantenere accurati livelli di inventario attraverso una tracciabilita efficiente e dati coerenti, e in grado di funzionare senza problemi e concentrarsi sull'espansione piuttosto che correggere le emissioni di stock.

Procedure per la riconciliazione

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riconciliazione dell'inventario e un processo pratico che richiede attenzione ai dettagli e alle competenze di risoluzione dei problemi. Se un'azienda scopre una discrepanza, e responsabilita della direzione scavare piu a fondo i numeri azionari della societa e le procedure per risolvere il problema.

Cinque passaggi generali per riconciliare l'inventario sono-
1. Esegui conteggi fisici - L'inventario fisico e il numero esatto di scorte che un'azienda ha a disposizione. Le aziende dovrebbero mettere da parte il tempo per i responsabili designati e addestrati per eseguire il conteggio dell'inventario fisico e garantire che tutti i loro record siano coerenti.

2. Confrontare le scorte fisiche con i record digitali - Una volta che i conteggi fisici sono stati convalidati, questi risultati dovrebbero essere confrontati con i record di inventario nel sistema. Se le cifre non sono correlate, l'azienda dovra esaminare tutte le possibilita di contrazione delle scorte e creare un piano d'azione per evitare che la questione si ripeta.

3. Controllare le spedizioni in entrata e in uscita La riconciliazione dell'inventario durante le ore operative puo introdurre ulteriori fattori derivanti dalle spedizioni in entrata e in uscita. Cio potrebbe tenere conto di eventuali discrepanze di inventario e puo essere risolto apportando adeguamenti ai record digitali dell'inventario. La direzione dovrebbe anche riferirsi alle precedenti riconciliazioni delle scorte per confermare se stanno riscontrando problemi di discrepanza simili rispetto al passato.

4. Individuare la discrepanza, creare un piano d'azione e aggiornare i record . Quando viene rilevata la discrepanza, la gestione deve creare un'istruzione di riconciliazione che discute le imprecisioni e aggiornare i record delle scorte precedenti nonche il relativo software di gestione dell'inventario. Successivamente, l'azienda dovrebbe concentrarsi sull'implementazione di una nuova procedura operativa standard (SOP) per prevenire incidenti futuri.

5. Ripetere frequentemente il processo di riconciliazione- i vantaggi della riconciliazione inventario vengono persi se il processo non viene eseguito regolarmente. Mantenere un programma coerente per la riconciliazione delle scorte portera ad una maggiore accuratezza dei dati e a una riduzione dei costi di inventario.

Utilizzando il conteggio

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manuale riconciliazione inventario puo sembrare un'attivita scoraggiante in quanto puo richiedere alle aziende di interrompere le operazioni e pianificare le spese per gestori inventario addestrati.

Tuttavia, l'implementazione di un inventario ciclico automatizzato consente di continuare le operazioni suddividendo il processo in piccoli gruppi di inventario, ciascuno conteggiato in un tempo prolungato. I conteggi dei cicli automatizzati possono essere integrati in software di gestione dell'inventario, scanner di codici a barre e sistemi POS (POS). Insieme, questi processi forniscono conteggi di inventario perpetuo registrando ogni ordine, spedizione e transazione man mano che si verificano.

Inoltre, la sostituzione di fogli di calcolo e sistemi di controllo manuale delle scorte con software puo migliorare la precisione dei dati limitando l'esposizione all'errore umano. La precisione aumentera quando il software viene implementato in quanto forniscono informazioni in tempo reale. La combinazione di frequenti conteggi automatizzati dei cicli con il software impedisce la cattiva gestione delle scorte e incidenti futuri, come le spedizioni in ritardo dovute a scorte.

Esistono diversi metodi di conteggio dei cicli, ognuno dei quali puo essere automatizzato assegnando codici a barre agli articoli e collegando gli scanner al software di inventario. La scelta di un numero di cicli automatizzato e unica per ogni azienda e dipende dalle tendenze di vendita. I tipi piu comuni di conteggio del ciclo includono-

Il metodo ABC noto

anche come principio di Pareto, il metodo ABC suddivide l'inventario in tre gruppi. Il gruppo A e costituito dai prodotti piu venduti al 20%, il gruppo B e costituito da elementi che costituiscono il 60% medio del valore di profitto, mentre il gruppo C si riferisce al restante 20% delle scorte.

Questo metodo da priorita ai prodotti dalle migliori prestazioni, contando spesso gli articoli che rientrano nel gruppo A e B, e fornisce una quantita significativa di dati sulle scorte che possono essere analizzati per garantire la precisione. L'alta frequenza di cui viene eseguito questo metodo riduce significativamente il restringimento dell'articolo e impedisce il furto.

Metodo stagionale

Questo metodo e utilizzato principalmente dalle aziende che trasportano articoli stagionali o sperimentano fluttuazioni della domanda in base al periodo dell'anno, in quanto si concentra sulle stagioni di vendita prime. Gli articoli che registrano un trend di vendita elevato durante una stagione vengono raggruppati e contati in questo periodo, in modo che la gestione possa accedere alle fluttuazioni delle scorte. L'aumento dei livelli di ordini di magazzino e transazioni dei clienti crea un afflusso di dati di magazzino sugli articoli che facilita il monitoraggio delle discrepanze da parte della gestione.

Come un business inizia ad espandersi, crescere l'inventario di conseguenza dovrebbe essere una priorita. Il tempo necessario per riconciliare l'inventario fornisce un controllo di qualita per le procedure di stock stabilite e avvisa i responsabili di eventuali imprecisioni dei dati.

Con queste informazioni, i responsabili possono prendere una decisione informata su quale programma di controllo dell'inventario procedere con al fine di promuovere la funzionalita e l'espansione. L'istituzione di un sistema efficiente di controllo delle scorte riduce le spese e il tempo impegnato a correggere la cattiva gestione delle scorte.