Inventory Discrepancy | 5 mins read

5 Motivi piu comuni per la discrepanza di inventario e come risolverli

5 most common reasons for inventory discrepancy how to resolve them
Chloe Henderson

By Chloe Henderson

Le aziende di tutte le dimensioni possono migliorare i margini di profitto riconciliando le discrepanze di magazzino.

La discrepanza di magazzino si verifica quando il numero di scorte segnalato di un determinato articolo differisce dalla quantita effettiva in magazzino.

Per qualsiasi azienda, un inventario accurato di grandi dimensioni o piccole e essenziale e fondamentale per gestire un'attivita di successo. Tuttavia, la discrepanza di inventario non e rara a causa in gran parte di errori umani. Le cause piu comuni possono includere registrazione errata, errori del fornitore, problemi di organizzazione, furto e altro ancora. Le

discrepanze minori possono essere risolte implementando un sistema di inventario affidabile per facilitare le scorte fisiche e i conteggi dei cicli. Indipendentemente da cio, la riconciliazione dell'inventario puo costare tempo e denaro aziendali che potrebbero essere utilizzati per migliorare altri aspetti dello stabilimento. Pertanto, e meglio adottare misure preventive per fermare le discrepanze al loro posto prima che diventino oneri finanziari.

Elenco di controllo per la risoluzione delle discrepanze

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Individuare le imprecisioni tra i dati di inventario registrati e i conteggi effettivi potrebbe essere allarmante. Tuttavia, le imprese possono creare un piano d'azione per affrontare queste discrepanze per evitare inutili panico.

Questa lista di controllo dovrebbe includere le azioni piu basilari come raccontare le azioni e considerare le possibilita di furto interno ed esterno.

1. Controlla se lo stock e stato smarrito o scambiato per un altro articolo - E possibile che l'inventario mancante sia stato semplicemente smarrito o scambiato per un articolo simile. Controllare i diversi luoghi di stoccaggio, soprattutto quando articoli simili sono conservati per vedere se il prodotto in questione puo essere recuperato. In futuro, ricorda che l'organizzazione e fondamentale per la responsabilita nella gestione dell'inventario.

2. Raccontare le azioni - Anche i senior manager piu esperti possono commettere errori durante il conteggio delle scorte fisiche, soprattutto se il business manca di un sistema di inventario chiaro. Quando i numeri non vengono sommi, e consigliabile che un altro membro del team di gestione passi in avanti per ricontrollare.

3. Se si sospetta il furto, indagare - Il furto puo avvenire internamente o esternamente e non deve essere preso alla leggera. Che si tratti di un cliente o di un dipendente che prende merci, questo puo contribuire in modo significativo alla contrazione dell'inventario. Parla con possibili testimoni e raccogli prove fisiche, come i filmati di sicurezza, per individuare il colpevole prima di accusare qualcuno senza prove.

4. Assicurati che le scorte danneggiate siano state registrate con precisione - Indica se l'articolo e stato danneggiato a causa di una cattiva gestione nel magazzino o di un errore del fornitore, assicurati che queste istanze siano state registrate nei rapporti di inventario per assicurarsi che tutti i livelli di inventario siano aggiornati.

5. Assicurarsi che tutti i dipendenti stiano utilizzando l'unita di misura corretta - Come parte della formazione, i dipendenti responsabili della gestione dell'inventario dovrebbero essere informati su come le scorte vengono conteggiate e registrate. Se i lavoratori non sono sulla stessa pagina, e inevitabile un conteggio errato.

Discrepanze comuni e misure preventive

Stabilire misure per aumentare l'efficacia del conteggio delle scorte o limitare il restringimento utilizzando il software di inventario richiedera ulteriore manodopera e finanze all'inizio. Tuttavia, questo puo avere un impatto positivo significativo sui profitti lungo la linea.

Queste misure preventive possono richiedere costi iniziali ma presentano elevati rendimenti sugli investimenti in quanto limitano le spese relative alla perdita di inventario o alla cattiva gestione aumentando la precisione e la responsabilita. Il primo passo consiste nell'identificare le aree in cui spesso si verificano discrepanze e capire come correggere ciascuno di questi problemi.

Gestione di magazzini

multipli Mentre un'azienda cresce, il suo inventario crescera naturalmente insieme ai profitti. Tuttavia, la gestione di piu posizioni di storage richiede piu organizzazione e sorveglianza.

Indipendentemente dalle dimensioni o dall'industria del business, hanno bisogno di posizioni assegnate per tutte le scorte in entrata e in uscita. Cio e particolarmente importante per le grandi aziende che richiedono diversi magazzini per immagazzinare i loro prodotti. Ci dovrebbero essere anche sedi specifiche dedicate alle scorte di sicurezza, insieme a documenti adeguati per informare i dipendenti sui livelli di inventario appropriati.

Se sembra che ci siano unita mancanti di un determinato prodotto, e importante innanzitutto determinare esattamente quanto manca. Se mancano unita di grandi dimensioni, assicurati di controllare che le spedizioni programmate siano puntuali prima di setacciare i magazzini. Se tutte le spedizioni in arrivo sono in programma, e probabile che le unita siano state fuori luogo. Chiedere al lavoratore responsabile dove hanno collocato il prodotto nel magazzino e verificare se e stato inviato in un luogo completamente diverso.

D' altra parte, se sembrano esserci solo piccole unita di un bene mancante e le procedure di cui sopra sono state seguite allora potrebbe indicare la possibilita di furto o danneggiamento.

La mancanza di

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strumenti di automazione come codici a barre e software di inventario sono molto utili per il conteggio delle scorte. Rende il tracciamento veloce ed efficiente, soprattutto quando si tratta di grandi quantita di scorte.

La maggior parte degli scanner di codici a barre puo essere facilmente integrata con il software di gestione dell'inventario, quindi non e necessario inserire dati manualmente, eliminando la possibilita di errori umani. Anche le piccole imprese, come i negozi mom-and-pop, possono utilizzare sistemi di gestione dell'inventario per limitare le discrepanze e risparmiare denaro nel lungo periodo.

Errore umano

Per limitare il numero di discrepanze causate da errori umani, i dipendenti che gestiscono l'inventario devono essere adeguatamente addestrati sui controlli dell'inventario e sull'etichettatura. Alcune discrepanze comuni causate da un errore umano includono-

  • Inventario errato
  • articoli etichettati
  • in modo errato Unita di misura
  • Prodotto smarrito Il modo migliore per evitare un'etichettatura errata

consiste nell'assegnare un codice a barre o un numero di identificazione univoco a ogni prodotto. In questo modo sara piu facile per le aziende rifornire manualmente e monitorare costantemente i livelli di inventario utilizzando scanner di codici a barre.

Furto

Per garantire che un'azienda non subisca furti interni, e necessario eseguire controlli sui precedenti su tutti i potenziali lavoratori. Da li, i dipendenti dovrebbero essere addestrati su come trattare con rubare i clienti.
Piccole cose come salutare gli acquirenti in arrivo per fargli sapere che sono stati visti possono ridurre le possibilita di furto. Le aziende possono anche prendere in considerazione l'acquisto di telecamere di sicurezza o servizi di guardia di sicurezza per proteggere i loro prodotti.

Nel caso in cui un'azienda sia sicura che qualcuno abbia rubato il suo prodotto, deve determinare se era interno o esterno. Se era interno, allora la responsabilita ricade sulla gestione di raccogliere prove fisiche e determinare quale azione disciplinare sceglieranno. Se il reato era esterno, le autorita possono essere contattate quando necessario.

Conti fisici, controlli e conteggi ciclici insufficienti

Uno dei modi migliori per tracciare efficacemente l'utilizzo delle scorte consiste nell'eseguire controlli di manutenzione. Tuttavia, il controllo delle scorte non e un lavoro una tantum. La tracciabilita perpetua, i controlli di qualita e i conteggi dei cicli di routine possono fare la differenza quando si analizza l'accuratezza dei dati di inventario.

Designare un determinato periodo di tempo ogni mese o trimestre per condurre il conteggio delle scorte fisiche e l'esecuzione di audit mensili o trimestrali puo aiutare le aziende con gravi discrepanze a colpire la causa principale del loro restringimento.