Inventory Tracking | 13 mins read

Metodos de seguimiento de inventario precisos y consejos para cualquier empresa El seguimiento

accurate inventory tracking methods tips for any business
Chloe Henderson

By Chloe Henderson

efectivo del inventario puede promover la escalabilidad de una empresa al disminuir la perdida de existencias, mejorar la satisfaccion del cliente y aumentar los beneficios de la empresa. Seguimiento

Ya sea que una empresa este empezando o creciendo rapidamente, los sistemas de seguimiento de inventario pueden ayudar a aumentar la precision de las existencias y la responsabilidad de los empleados. De hecho, un

El efecto de la perdida de inventario

Dado que la gestion eficiente de las existencias es beneficiosa para una empresa, las discrepancias en las existencias tendran un efecto igual, pero negativo. El inventario que falta no debe tomarse a la ligera, ya que puede dar lugar a la perdida de beneficios y a un aumento de los costos de inventario.La

contraccion del articulo puede ocurrir por razones tales como-

  • Robo Interno/Externo
  • Stock extraviado Existencias
  • mal etiquetadas
  • Mercancias caducadas
  • Productos danados
  • Errores del proveedor
  • Segun el informe de gestion de comercio electronico 2017 de PeopleVox, 34% de las empresas han tenido que enviar sus productos tarde porque no sabian que sus existencias se habian agotado.

    Del mismo modo, en 1999, el fabricante de chocolate con sede en los Estados Unidos, La Compania Hershey, fallo en producir mas de $100 millones en Kisses and Jolly Ranchers a las tiendas a tiempo para Halloween. Como resultado, los beneficios de Hersey no solo cayo un 19% , pero sus acciones tambien disminuyeron un 8%. Este percance fue consecuencia directa de un sistema de cadena de suministro mal administrado y ejemplifica las consecuencias financieras de no hacer un seguimiento preciso de los inventarios.

    En ultima instancia, los sistemas eficaces de gestion de inventario ahorraran tiempo, recursos y capital a las empresas al informar a la administracion de la cantidad de existencias que tienen a mano y la cantidad que necesitan pedir.

    Ademas, conocer los habitos de gasto de los clientes y ordenar suministros en consecuencia crea un equilibrio saludable entre oferta y demanda que fomenta el crecimiento del negocio. Al satisfacer adecuadamente la demanda de los consumidores sin retrasos, las empresas pueden disfrutar de un mayor exito de los clientes y un aumento de los beneficios.

    Importancia del seguimiento de

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    inventario no solo es pertinente al frente de la tienda donde se produce un buen consumo, sino que tambien informa a un negocio de como deben gestionar y almacenar sus productos.

    Minimizar los costos de almacenamiento de
    negocios no es simplemente un dar y tomar de bienes, el almacenamiento puede costar un centavo bastante, ya veces es innecesario. La Distribucion Industrial estimo que las empresas generalmente pagan hasta un 30% mas en costos de almacenamiento que el valor real de las acciones. Las grandes empresas con clientes y clientes establecidos y leales pueden necesitar almacenes para almacenar su inventario y pueden permitirse hacerlo. Sin embargo, las empresas mas pequenas podrian ahorrar dinero manteniendo su inventario a mano en su lugar.

    Evitar el deterioro
    Para las empresas que manejan productos perecederos, como restaurantes y cafeterias, la ordenacion y el almacenamiento de las existencias son fundamentales porque la gestion inadecuada de los bienes puede conducir a la perdida de beneficios. La perdida perecedera de alimentos en las empresas estadounidenses ascendio a $43 mil millones solo en 2013 .

    Sin embargo, las empresas pueden implementar tecnicas eficaces de gestion de inventario y almacenamiento para ayudar a reducir este numero alertando al equipo cuando los articulos se almacenan en condiciones inadecuadas. Ya sea el refrigerador, el congelador o el estante, mantener articulos similares en sus respectivas unidades de almacenamiento puede ayudar a las empresas a reducir el deterioro.

    Evite stock muerto
    Stock muerto es un termino que se refiere al inventario que no se puede vender porque ha caducado o se ha vuelto irrelevante debido al lanzamiento de un modelo mas nuevo. Si la cantidad de existencias de un producto supera las demandas de los consumidores, puede crear existencias muertas y aumentar los costes de mantenimiento, como las tarifas de almacenamiento.

    Consejos de seguimiento de inventario

    Una empresa tiene que entender sus necesidades para identificar el programa de seguimiento de inventario necesario para implementar. La herramienta mas eficiente y util que una empresa puede utilizar es el software de seguimiento de inventario.

    Aqui hay algunos consejos para las empresas que buscan realizar un seguimiento efectivo del stock mediante el uso de herramientas de software-

    1. Supervisar la cantidad de ventas
    Un metodo de seguimiento eficaz consiste en analizar la demanda de los clientes y la prevision de ventas. Esta informacion se puede utilizar para ordenar el inventario en funcion de las ventas, especialmente durante las temporadas punta, colocando los articulos populares en la parte superior de la lista y haciendolos mas faciles de ver al reponer existencias.

    El software lo hace muy simple con su capacidad de rastrear stock en tiempo real y producir varios informes. Las herramientas automatizadas de inventario pueden mostrar los niveles de stock y varianza, lo que hace que el calculo de las ventas, los beneficios, los impuestos, las tarifas y la cantidad de stock sea instantaneo.

    2. Utilizar escaneo de codigos de barras
    Las cantidades mas grandes de inventario requieren una solucion de administracion de inventario mas extensa. Excel se puede utilizar unicamente cuando solo hay uno o dos trabajadores que estan introduciendo y editando datos para una pequena cantidad de inventario. Sin embargo, el software de inventario es necesario cuando se trata de un mayor numero de productos, ya que su capacidad de integrarse con escaneres y sistemas POS para realizar un seguimiento perpetuo del stock lo hace incomparable al seguimiento manual.

    Cuando hay cantidades mayores de existencias que deben contabilizarse y varios funcionarios que ingresan datos, puede provocar confusion y un aumento de los errores humanos. Para evitar esto, los sistemas de codigos de barras se pueden integrar con el software de gestion de inventario para que los articulos escaneados ingresen automaticamente en el programa.

    3. Generar informes
    Una de las caracteristicas mas utiles relacionadas con el software automatizado es su capacidad para generar automaticamente informes de seguimiento de inventario. El usuario simplemente elige si desea un informe diario, semanal, mensual, trimestral o anual. Con estos informes, las empresas pueden crear graficos completos que muestren varios niveles de inventario. Datos como estos facilitan a los administradores de almacenes decidir que pedidos son necesarios.

    4. Supervisar la ejecucion de totales detallados
    Las paginas de inventario individuales de Excel a veces pueden satisfacer todas las necesidades de las pequenas empresas que solo manejan pequenas cantidades de stock a medida que califica, organiza y realiza el seguimiento del inventario en una sola hoja de calculo. Sin embargo, las empresas mas grandes con mayores cantidades encontrarian mas utiles los totales de inventario. Ejecutar totales en software es facil y se puede programar para mostrar ganancias, ventas e inventario de productos que se actualizan por turnos o diariamente.

    Codificacion de barras- SKU frente a UPC El etiquetado

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    eficaz de inventario puede simplificar los procesos de seguimiento y reducir el riesgo de errores humanos al limitar la confusion del producto. SKU y UPC son dos de las formas mas comunes que las empresas etiquetan su inventario asignando numeros y codigos de barras a cada articulo, lo que permite que su software de gestion de inventario se ocupe del resto.

    Las unidades de mantenimiento de

    existencias de SKU son codigos de inventario unicos no solo para cada articulo sino para la tienda a la que pertenece porque cada empresa asigna los codigos por si misma. Los codigos SKU contienen letras y numeros y pueden etiquetar no solo bienes fisicos, sino tambien servicios y otros bienes facturables dentro de una empresa. Entre los lugares que suelen utilizar SKU se incluyen-



  • Almacenes
  • Marketplaces
  • Centros logisticos
  • Catalogos
  • Sitios de comercio electronico
  • Practicas recomendadas para SKU
    Aunque los SKU son muy informativos ya que pueden incluir informacion sobre el color de un producto, costo, tamano, ubicacion y origen, los codigos pueden llegar a ser demasiado largos y confusos. Por otro lado, si una empresa hace un codigo demasiado corto, podria confundirse con el codigo de cantidad del producto. Para evitar estos problemas, las empresas pueden considerar algunas de las mejores practicas utilizadas por las grandes empresas.

    1. Codigos de inicio con una letra- los codigos tienen una mejor legibilidad cuando comienzan con una letra, ya que los numeros como 0 o 1 suelen leerse mal. Iniciar un codigo SKU con un cero no solo puede confundir a los lectores, sino tambien al equipo en el que se introduce la informacion.

    2. Usar letras y numeros - La belleza de los SKU es que puedes usar letras y numeros para describir los colores, tamanos, costos, etc. de los productos, lo que permite a los empleados identificar facilmente los productos.

    3. Mantener codigos entre 8-12 caracteres- los codigos demasiado cortos pueden interpretarse erroneamente como codigos de cantidad, mientras que los codigos largos tienen poca legibilidad y causan confusion.

    4. Evite utilizar el SKU del fabricante- aunque esto puede parecer una buena opcion para volver a pedir productos, puede provocar confusion al volver a vender productos o al cambiar el fabricante de su eleccion.

    Los codigos de producto UPC

    Universal asignan a cada producto un codigo de 12 digitos que permanece constante independientemente de la tienda a la que se envie el producto. Estos codigos son producidos por GS1, oficialmente conocido como Consejo Uniforme del Codigo, y se adjuntan a los codigos de barras escaneados en las tiendas de comestibles.

    Por ejemplo, una marca de cereales puede tener cientos de miles de tiendas que transportan sus productos. Sin embargo, independientemente de donde un cliente compre este cereal, el codigo UPC de 12 digitos seguira siendo el mismo.



Las empresas que utilizan UPC incluyen-

  • Tiendas de comestibles
  • Domestic
  • Retailers

    Cual es mejor, SKU o UPC?

    La respuesta a esta pregunta depende del negocio especifico y sus necesidades. Las grandes empresas, como las cadenas de supermercados y los minoristas, utilizan UPC porque son universales. Sin embargo, la ventaja de utilizar SKU es que puede disenarse para adaptarse a las necesidades especificas de la empresa basandose en la descripcion de los productos.

    Los SKU no se limitan unicamente a numeros; sus codigos alfanumericos pueden servir de descripcion del producto en funcion de la empresa unica que los posee. Otra ventaja de utilizar SKU es la exposicion empresarial, ya que cuando se busca en linea el codigo SKU de un producto, la empresa que asigno el codigo aparece junto con la marca.

    Seguimiento manual de inventario

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    Mientras que muchas pequenas empresas utilizan un sistema de punto de venta (POS) para realizar un seguimiento de sus ventas e inventario, el 46% de las empresas en crecimiento utilizan soluciones de inventario manuales o simplemente no realizan un seguimiento de los datos de inventario.

    Independientemente del tamano de una empresa, los informes de inventario son cruciales y pueden ayudar a las empresas a crecer al mostrar los ratios de rotacion de inventario, las tasas de varianza y las previsiones de demanda. Con esta informacion, la administracion puede identificar que productos son populares y cuales pueden consolidarse o eliminarse completamente.

    Aqui hay algunas opciones cuando se trata de tecnicas manuales de gestion de inventario-

    Pen and Paper - Incluso si se trata solo de un bloc de papel y un boligrafo, una empresa necesita hacer una lista de todos los productos que ofrecen y las materias primas necesarias para los productos fabricados internamente, y actualizarla diariamente en funcion de la cantidad de ventas.

    Hojas de calculo- ya sea una hoja de calculo fisica o digital, estos documentos pueden hacer que el
    seguimiento manual del inventario sea mas organizado.

    Estas opciones son casi obsoletas y muchas veces plagadas de errores humanos, lo que hace que los metodos manuales sean ineficientes. Un estudio de PeopleVox realmente mostro que el problema numero uno en el 46% de los almacenes fue causado por un error humano. Algo tan simple como un error de calculo, la falta de una comprobacion rutinaria de inventario o el registro de ventas puede conducir a una perdida significativa de capital. Estas situaciones pueden evitarse mediante la implementacion de software de seguimiento de existencias.

    Beneficios del software automatizado de seguimiento de

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    inventario es la opcion de gestion de inventario mas eficaz debido a sus capacidades de seguimiento fiables y en tiempo real. Las ventajas del software de inventario automatizado incluyen-

    1. Disminuye el error humano- La introduccion manual de datos puede conducir a errores, mientras que el software automatizado se integra facilmente con sistemas POS ya establecidos, lo que permite el acceso a datos de inventario en vivo, transacciones y codigos de barras. El software elimina las posibilidades de errores de calculo, recuento erroneo y confusion general cuando varias personas intentan actualizar registros. La responsabilidad de los empleados tambien aumentara, ya que el software puede realizar un seguimiento del inventario que cada miembro del personal maneja.

    2. Ahorra tiempo- cuando hay un dia ocupado, la administracion no debe preocuparse por sacrificar la satisfaccion del cliente al tener que detener su servicio para actualizar los registros de existencias. El software de seguimiento lo hace automaticamente, lo que permite a los empleados centrarse en las necesidades de los clientes.

    3. Aumenta la escalabilidad- A medida que crece un negocio, la opcion de utilizar sistemas de seguimiento manual se reduce debido a la abrumadora cantidad de stock que deben administrar. El software rastrea facilmente cantidades exponenciales de existencias entrantes y salientes sin el estres del caos desorganizado. Los sistemas automatizados tienen la capacidad de crecer con un negocio que el seguimiento manual simplemente no puede ofrecer.

    4. Mantiene constantemente los datos de inventario actualizados- el software de gestion de stock es compatible con sistemas POS y escaneo de codigos de barras. Por lo tanto, cuando se escanea un codigo de barras durante las comprobaciones de ciclo o en el momento de la compra, el sistema automatizado lo registra y actualiza las cantidades de existencias en consecuencia. Esto elimina la necesidad de contar al final del dia y calculos manuales.

    5. Evita el exceso de existencias y el exceso de existencias- el exceso de existencias de productos puede conducir a productos estropeados, mientras que el exceso de existencias puede dar lugar a oportunidades de negocio perdidas. La implementacion de software de inventario evita estos contratiempos al alertar a la administracion cuando las existencias se agotan.

    El seguimiento del inventario es esencial para que las empresas de todos los tamanos crezcan y mantengan la satisfaccion del cliente. Con programas adecuados de gestion de inventario, las empresas experimentaran menores discrepancias en el inventario, mayores margenes de beneficio y un sistema de cumplimiento de la demanda mas eficiente.