Inventory Management | 11 mins read

Que es Gestion de inventario? Un Primer para Pequenas Empresas Gestion

what is inventory management a primer for small businesses
Jin Hyun

By Jin Hyun

de Inventarios es el proceso sistematico de seguimiento del flujo de mercancias. Conozca los elementos esenciales de los procedimientos de inventario adecuados en esta guia. Gestion

La

gestion eficiente del volumen de inventario consiste en asegurar el stock adecuado en las cantidades adecuadas. Supervisa el traslado de los activos no capitalizados de una empresa- abastecimiento, manejo y, en ultima instancia, puntos de venta.

Hasta el 43% de las pequenas empresas clasifican esta tarea como su mayor lucha y por una buena razon- los procesos detras de ella son complejos y requieren una estrategia solida para mantener la precision.

Si una empresa no logra manejar sus acciones con exito, puede conducir a problemas criticos como la perdida de beneficios debido a oportunidades perdidas. De hecho, mas del 70% de los compradores prefieren adquirir un articulo de un competidor en lugar de esperar a que el articulo se reabastecera.

Mantener una estrategia de inventario fiable mediante el uso de software de gestion de inventario es vital para el exito del negocio, ya que afecta en gran medida la experiencia del cliente y el flujo de caja.

Una breve historia de la gestion

de inventario En el pasado, la gestion del inventario solia ser completamente manual, con los vendedores confiaban principalmente en el instinto para administrar sus existencias. Hoy en dia, esta practica se ha convertido en un estado de casi perfeccion con los avances en la tecnologia. Y, sin embargo, hasta el 43% de las empresas todavia no realizan un seguimiento de sus acciones de ninguna manera u optan por utilizar laboriosos procesos manuales; por lo tanto, establecer una estrategia solida de seguimiento de inventario es una manera sencilla de mantenerse por delante de los competidores.La

gestion del inventario se remonta a hace 50 mil anos, cuando los palos fueron ingeniosamente utilizados para contar las existencias. Incluso antes de la Revolucion Industrial, los comerciantes tenian que hacer un seguimiento de sus acciones manualmente. La evolucion de la gestion del inventario fue lenta y pesada, pero un avance significativo se hizo en el siglo XIX cuando Herman Hollerith invento la maquina tabuladora de tarjetas perforadoras. Esto marco una nueva era, ya que permitia el procesamiento de datos semiautomatizado.


En el siglo XX, se invento un nuevo metodo para rastrear las existencias, el codigo de barras, que rapidamente se convirtio en el proceso de seguimiento estandarizado en todo el mundo. El siguiente paso fueron los sistemas informatizados en los anos 90, que en su mayoria no estaban disponibles para las empresas mas pequenas debido a su alto costo.


Hoy en dia, el 50% de los minoristas utilizan etiquetas RFID y modelos de datos complejos para mantener inventarios excepcionalmente fiables. Los sistemas y tecnologias detras de la gestion de inventarios estan en constante evolucion y el futuro esta obligado a hacer que este proceso sea aun mas intuitivo, preciso y conveniente.

Como Gestion de inventario puede ahorrar dinero Gestion

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inventario es una piedra angular de cualquier negocio exitoso. Sin una estrategia clara y procesable, las empresas pueden esperar encontrar problemas regulares en relacion con el servicio al cliente y las ventas.

Un enfoque de gestion exitoso conduce a-

  • Disminuir los costos de almacenamiento- al tener la cantidad optima de existencias, las empresas pueden reducir los costos de espacio de almacenamiento.
  • Satisfaccion del cliente- la capacidad de satisfacer las necesidades de los clientes en cualquier momento puede mejorar las tasas de retencion y satisfaccion de los clientes.
  • Menos depreciacion- almacenar bienes durante un periodo prolongado de tiempo, o no almacenarlos correctamente, puede provocar deterioro y exceso de desperdicio.
  • Optimizar el flujo de caja- al reducir los costos de almacenamiento innecesario y el inventario no vendido, una empresa puede utilizar el exceso de capital para otros fines.
  • Mejor planificacion- al administrar adecuadamente su oferta de inventario, una empresa puede realizar facilmente un seguimiento de lo que necesita ser reabastecido.
  • Reduccion del deterioro- implementar tecnicas adecuadas de almacenamiento de articulos perecederos y evitar el exceso de existencias puede reducir significativamente el deterioro del inventario.Dependiendo de la industria, las empresas podrian tener necesidades muy especificas a la hora de planificar la gestion del inventario .
Tal vez este sea el mas frecuente en la industria alimentaria, donde la gestion de existencias tales como productos perecederos puede ser un proceso muy delicado.

La industria alimentaria tiene directrices y regulaciones particularmente estrictas que tienen un impacto significativo en el aprovisionamiento. Lograr el equilibrio entre tener suficiente comida para abastecer a los clientes y evitar el exceso de acumulacion de existencias es un dilema complejo, ya que cualquiera de los extremos podria resultar en perdidas significativas para el negocio. Este es un desafio universal que muchas otras industrias tambien enfrentan.

Tipos de gestion de

inventario Los tipos de inventario se pueden clasificar en cuatro categorias- (1) materias primas, (2) obras en proceso (WIP), (3) productos acabados y (4) productos de mantenimiento, reparacion y operaciones (MRO).

1. Materias
primas Las materias primas se utilizan para fabricar productos acabados o sus respectivos componentes. Las empresas pueden producir o extraer directamente materias primas o comprarlas a un proveedor externo. Para dar un ejemplo basico, los tablones de madera son un tipo de materia prima necesaria para hacer un armario.

2. Los
WIP de obras en proceso son todos los materiales o piezas que estan sin terminar y que se mueven a traves de la produccion. Hasta que estos articulos hayan sido inspeccionados o controlados por su calidad, no podran ponerse a la venta. Por ejemplo, esto podria incluir madera que ha sido despojada y pintada pero aun no montada en un armario.

3. Productos terminados
Estos son productos que se han completado y estan listos para la venta al cliente. Siguiendo los ejemplos anteriores, este seria el vestuario terminado.

4. Mercancias MRO
Esto consiste en articulos que son necesarios para que el producto terminado funcione. Por ejemplo, pernos y tornillos como piezas de repuesto en caso de que el armario necesite ser reparado.
Las empresas que fabrican y venden bienes tendran que gestionar la mayoria de estos tipos de inventario, especialmente si crecen y abordan nuevos mercados.

Terminos de gestion

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Para comprender plenamente la gestion de inventario, es esencial familiarizarse con los muchos terminos y acronimos que son integrales para ella. La comprension de estas definiciones facilitara la comunicacion con otros miembros de la cadena de suministro y simplificara los procesos.

  • 3PL - Logistica de terceros es el uso del negocio de un tercero para el almacenamiento, envio, cumplimiento o cualquier otro proceso de inventario.
  • Paquetes- grupos de productos que se venden juntos como un solo producto.
  • COSG- el costo de los bienes vendidos es el costo asociado con la produccion y almacenamiento de bienes.
  • Cross-docking- la practica de mover productos directamente al area de envio sin almacenarlos primero.
  • Deadstock- productos que nunca han sido vendidos o utilizados por un cliente. Estos productos se han vuelto obsoletos y es poco probable que se vendan.
  • Desacoplamiento de inventario - tambien conocido como stock de seguridad, esta es una parte crucial del inventario que se reserva en caso de una parada completa de la produccion, haciendo que algunas piezas no esten disponibles.
  • EOQ - Economic Order Quantity es el numero de nuevos productos que las empresas deben pedir despues de haber tenido en cuenta la demanda y los costos de almacenamiento.
  • Costes de transporte - tambien conocidos como costos de pedido ', estos son los costos de almacenamiento de inventario antes de su venta.
  • Costos de aterrizaje - gastos asociados con el transporte y la compra de acciones, incluyendo envio, almacenamiento, tasas de importacion, derechos e impuestos.
  • Inventario de tuberias- productos de la cadena de suministro de la compania que aun no han llegado a sus destinos finales.
  • Punto de reorden- el bajo nivel de inventario en el que se deben reponer las existencias.
  • Pedido de venta- un documento enviado a los clientes que confirma que se ha realizado una compra antes de que se cumpla el pedido.
  • SKU- una unidad de mantenimiento de existencias es un codigo de seguimiento unico asignado a cada articulo de inventario que realiza un seguimiento de su color, tamano, estilo y cualquier otro atributo relevante.
  • Variante- una version unica del producto, generalmente relacionada con caracteristicas como el tamano o el color.

    Metodos de gestion de

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    Existen cuatro metodos de gestion de inventario mas utilizados- (1) Just-in-Time (JIT), (2) Planificacion de requisitos de materiales (MRP), (3) Cantidad de pedidos economicos (EOQ) y (4) Dias de ventas de inventario (DSI).

    Todos estos metodos estan dirigidos a reducir los costes y el tiempo de entrega manteniendo la excelente calidad del producto que supera las expectativas del cliente.

    1. Just-in-Time
    JIT es un metodo de gestion de inventario que no esta relacionado con la prevision de ventas. Con este metodo, las empresas solo ordenan la cantidad de materiales necesarios para el proceso de produccion. Esto reduce al minimo los costos de los trabajos en curso y el almacenamiento. Sin embargo, si la demanda aumenta inesperadamente, los fabricantes pueden experimentar problemas de mantenimiento.

    2. La planificacion de requisitos de materiales
    MRP se centra en la prevision de ventas y el desarrollo de planes para las necesidades de inventario basados en compras anteriores. Por lo tanto, este metodo requiere datos historicos precisos y un analisis solido.

    3. Economic Order Quantity
    EOQ es la cantidad ideal de pedido de una empresa. Al asumir la demanda constante de los consumidores, las empresas calculan el numero necesario de unidades mientras minimizan los costos de inventario. La solucion optima es cuando se minimizan los costes de mantenimiento de inventario y configuracion de inventario.

    Cuando se expresa como una formula, la cantidad de pedido economico es la siguiente-

    EOQ = (2DS/H)
    Donde D representa la demanda, el numero de productos necesarios para satisfacer la demanda, S representa el costo de configuracion y H representa la cuota de mantenimiento, tambien conocido como costo de almacenamiento asociado con cada producto.

    4. Dias Ventas de inventario
    DSI es el numero de dias que una empresa necesita para vender su inventario. Por lo general, se calcula como el valor promedio del inventario y los bienes vendidos en un tiempo determinado. Esta relacion financiera se utiliza para determinar cuanto tiempo, en promedio, dura la accion de una empresa. DSI permite a las empresas estimar cuando hay que reponer el inventario.

    Para calcular el DSI, se puede utilizar la siguiente formula-

    DSI = (Inventario final/Coste de ventas) x (Numero de dias en el periodo)
    Se utilizan diferentes metodos en diferentes empresas e industrias. Las organizaciones deben determinar que metodo es mas adecuado para que su negocio administre de la manera mas eficaz el inventario y limite los riesgos, como las imprecisiones en los datos.

    Software de gestion de

    inventario La gestion de inventarios ha evolucionado significativamente con la tecnologia que permite procesos automatizados en tiempo real. Hoy en dia, herramientas como el software permiten a las empresas realizar un seguimiento de los niveles de inventario, los pedidos, los pagos y las entregas, todo el recorrido del producto. Esto tambien proporciona informacion sobre todos los aspectos de los requisitos de una empresa y elimina la necesidad de un trabajo manual laborioso.


    Varias caracteristicas clave a buscar en cualquier software de gestion de inventario son-

    • Optimizacion de inventario- el sistema debe proporcionar informacion y recomendaciones para ayudar a mantener la cantidad optima de cada producto.
    • Generacion de informes- el sistema debe producir informes de ventas de cada producto, lo que permite a la empresa gestionar el inventario con mayor exito y optimizar los precios.
    • Seguimiento en tiempo real- el sistema debe proporcionar una funcion para realizar un seguimiento de su inventario en varias unidades de almacenamiento y puntos de venta.
    • Basado en la nube- el sistema debe proporcionar una copia de seguridad actualizada periodicamente en la nube que no se puede perder ni sobrescribir.
    • Prevision de la demanda - lo mas importante, el software deberia ser capaz de pronosticar futuras necesidades de inventario. Esto funciona analizando datos pasados para determinar la demanda futura al tiempo que incorpora otros factores externos como las condiciones economicas y los cambios climaticos.

      Gestion de

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      Las empresas deben investigar periodicamente sus necesidades especificas y encontrar formas de optimizar sus
      procesos de gestion de inventario. Con una cuarta parte de todos los minoristas que ahora invierten en nuevas tecnologias para mejorar sus prestaciones, ahora es el momento de actuar y salir por delante de la competencia.
      El software de gestion de inventario es una herramienta que puede transformar el rendimiento de cualquier empresa, a menudo con bajos costos adicionales y practicamente cero esfuerzo requerido. Con la estrategia correcta y los sistemas adecuados para ejecutarla, las empresas pueden utilizar software de gestion de inventario para reducir costos, aumentar la eficiencia y mejorar su reputacion.