Inventory Reconciliation | 7 mins read

5 Pasos para la conciliacion de inventario- Como ahorrar tiempo y dinero Las existencias que

5 steps to inventory reconciliation how to save time and money
Chloe Henderson

By Chloe Henderson

faltan pueden tener graves consecuencias financieras para las empresas. Por lo tanto, la conciliacion del inventario es crucial para determinar la exactitud de las existencias. Recuento

La conciliacion

de inventario es una rutina de mantenimiento esencial para comprobar la eficiencia del sistema de control de inventario de una empresa.

Reconciliar el inventario es especialmente importante para las empresas minoristas cuyas existencias fluctuan constantemente de envios y transacciones. La corroboracion de informes de inventario y recuentos de ciclos fisicos garantiza la precision y evita la mala gestion de existencias.

Efectos de la conciliacion de inventario La conciliacion de

inventario es la practica de tomar periodicamente recuentos fisicos de inventario y compararlo con los registros digitales de stock de la empresa. Si los registros no coinciden, esto revelaria la presencia de discrepancias en las existencias, que deben abordarse.
Las causas comunes de imprecisiones incluyen-

  • Robo interno o externo
  • Falta de software de inventario
  • Error humano
  • Recuentos ciclicos incorrectos
La
contraccion del inventario es, por desgracia, un fenomeno comun para las empresas basadas en productos. De hecho, el minorista estadounidense promedio experimenta una tasa de contraccion de las acciones del 1,38%, lo que suma casi $50 mil millones en inventario no reportado anualmente.La

conciliacion del inventario ayuda a identificar la causa raiz de la discrepancia para evitar estas perdidas financieras. Al identificar las causas de sus inexactitudes, la administracion puede adoptar las medidas apropiadas para mejorar sus procedimientos de seguimiento y garantizar un control efectivo de las existencias. Las ventajas de la conciliacion de inventario incluyen-

  • precision mejorada - La doble comprobacion de que los recuentos de ciclos fisicos coinciden con los registros digitales confirma la eficacia de la estrategia de gestion de inventario elegida. Si los registros son incoherentes, esto senalaria la necesidad de seguir analizando los metodos de gestion y almacenamiento de las existencias.
  • Mayor eficiencia- la conciliacion de inventario es un proceso que requiere metodos manuales y automatizados de recuento de inventario. Cuando los procedimientos de seguimiento de existencias se emparejan con el software de gestion de inventario, tomar inventario se vuelve mas rapido y preciso, mientras que tambien requiere menos empleados.
  • Datos consistentes- la conciliacion de inventario con frecuencia garantiza que los procedimientos de inventario de la empresa proporcionen datos fiables de forma coherente. Esta informacion permite a las empresas evitar erroneamente el exceso o el substock.
  • Funcionalidad empresarial mejorada Cuando una empresa es capaz de mantener niveles de inventario precisos a traves de un seguimiento eficiente y datos consistentes, puede funcionar sin problemas y centrarse en la expansion en lugar de rectificar problemas de stock.

    Pasos para la reconciliacion

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    Reconciliacion de inventario La reconciliacion de inventario es un proceso practico que requiere atencion a los detalles y habilidades de resolucion de problemas. Si una empresa descubre una discrepancia, es responsabilidad de la direccion profundizar en los numeros de acciones y procedimientos de la empresa para rectificar el problema.

    Cinco pasos generales para conciliar el inventario son los siguientes-
    1. Ejecutar recuentos fisicos- el inventario fisico es el numero exacto de existencias que tiene a mano una empresa. Las empresas deben reservar tiempo para que los administradores designados y capacitados realicen recuentos fisicos de inventario y garanticen que todos sus registros individuales sean coherentes.

    2. Comparar existencias fisicas con registros digitales - Una vez validados los recuentos fisicos, estos resultados deben compararse con los registros de inventario en el sistema. Si las cifras no se correlacionan, la empresa tendra que examinar todas las posibilidades de reduccion de existencias y crear un plan de accion para evitar que el problema vuelva a ocurrir.

    3. Comprobar envios entrantes y salientes La conciliacion de inventario durante las horas de funcionamiento puede introducir factores adicionales en los envios entrantes y salientes. Esto podria dar cuenta de posibles discrepancias en el inventario y puede corregirse mediante ajustes en los registros digitales de inventario. La administracion tambien debe remitirse a las conciliaciones de existencias anteriores para confirmar si estan experimentando discrepancias similares con respecto al pasado.

    4. Identifique la discrepancia, cree un plan de accion y actualice los registros- cuando se detecte la discrepancia, la administracion debe crear una declaracion de conciliacion que analite las imprecisiones y actualice los registros de existencias anteriores, asi como su software de gestion de inventario. A continuacion, la empresa debe centrarse en la implementacion de un nuevo procedimiento operativo estandar (SOP) para prevenir incidentes futuros.

    5. Repetir el proceso de conciliacion con frecuencia- los beneficios de la conciliacion de inventario se pierden si el proceso no se lleva a cabo con regularidad. Mantener un calendario coherente para la conciliacion de existencias dara lugar a una mayor precision de los datos y a una disminucion de los costes de inventario.

    La conciliacion

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    inventario de recuento ciclico automatizado puede parecer una tarea desalentadora, ya que puede requerir que las empresas detengan las operaciones y planifiquen los gastos en administradores de inventario capacitados.

    Sin embargo, la implementacion de un recuento de ciclos automatizado permite que las operaciones continuen dividiendo el proceso en pequenos grupos de inventario, cada uno contado durante un tiempo prolongado. Los recuentos de ciclos automatizados se pueden integrar en software de gestion de inventario, escaneres de codigos de barras y sistemas de punto de venta (POS). Juntos, estos procesos proporcionan recuentos de inventario perpetuos al registrar cada pedido, envio y transaccion a medida que ocurren.

    Ademas, la sustitucion de hojas de calculo y sistemas de control manual de existencias por software puede mejorar la precision de los datos al limitar la exposicion a errores humanos. La precision aumentara cuando se implementa el software, ya que proporciona informacion en tiempo real. La combinacion de recuentos de ciclos automatizados frecuentes con software evita la mala gestion de existencias y contratiempos futuros, como envios atrasados debido a agotaciones de existencias.

    Existen varios metodos de recuento ciclico, todos los cuales se pueden automatizar asignando codigos de barras a los articulos y vinculando escaneres al software de inventario. Elegir un recuento de ciclos automatizado es unico para cada empresa y depende de sus tendencias de ventas. Los tipos comunes de conteo ciclico incluyen-

    El metodo ABC

    Tambien conocido como el principio de Pareto, el metodo ABC divide el inventario en tres grupos. El grupo A consiste en los articulos mas vendidos del 20%, el grupo B consiste en los articulos que constituyen el 60% medio del valor del beneficio, mientras que el grupo C se refiere al 20% restante de las acciones.

    Este metodo da prioridad a los productos de alto rendimiento, contando con frecuencia los articulos que pertenecen a los grupos A y B, y proporciona una cantidad significativa de datos de existencias que se pueden analizar para garantizar la precision. La alta frecuencia con la que se realiza este metodo tambien reduce significativamente la contraccion del articulo y evita el robo.

    Metodo estacional

    Este metodo es utilizado principalmente por empresas que transportan articulos estacionales o experimentan fluctuaciones en la demanda en funcion de la epoca del ano, ya que se centra en temporadas de ventas preferidas. Los articulos que experimentan una alta tendencia de ventas durante una temporada se agrupan y cuentan durante este tiempo para que la administracion pueda acceder a la fluctuacion de stock. El aumento de los niveles de pedidos de existencias y transacciones de clientes crea una afluencia de datos de inventario en los articulos que facilita a la administracion el control de discrepancias.

    A medida que un negocio comienza a expandirse, el crecimiento del inventario en consecuencia debe ser una prioridad. Tomarse el tiempo para conciliar el inventario proporciona una comprobacion de calidad para los procedimientos de stock establecidos y alerta a los administradores de cualquier imprecision de los datos.

    Con esta informacion, los gerentes pueden tomar una decision informada acerca de que programa de control de inventario proceder con el fin de promover la funcionalidad y la expansion. El establecimiento de un sistema eficiente de control de existencias reduce los gastos y el tiempo dedicado a corregir la mala gestion de las existencias.