Inventory Discrepancy | 7 mins read

5 Razones mas comunes para la discrepancia de inventario y como resolverlos

5 most common reasons for inventory discrepancy how to resolve them
Chloe Henderson

By Chloe Henderson

Las empresas de todos los tamanos pueden mejorar los margenes de beneficios mediante la conciliacion de las discrepancias de inventario. Recuento

La discrepancia de

inventario se produce cuando el numero notificado de existencias de un articulo en particular difiere de la cantidad real en almacen.

Para cualquier empresa, grande o pequena, el inventario preciso es esencial y clave para llevar a cabo un negocio exitoso. Sin embargo, las discrepancias en el inventario no son infrecuentes debido en gran medida a errores humanos. Las causas comunes pueden incluir registros incorrectos, errores de proveedores, problemas de organizacion, robo y mucho mas.

Las discrepancias menores pueden resolverse mediante la implementacion de un sistema de inventario fiable que ayude con las existencias fisicas y los recuentos de ciclos. Sin embargo, la conciliacion de inventario puede costar un tiempo de negocio y dinero que podria utilizarse para mejorar otros aspectos del establecimiento. Por lo tanto, es mejor tomar medidas preventivas para detener las discrepancias en su lugar antes de que se conviertan en cargas financieras.

Lista de comprobacion para resolver discrepancias La

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deteccion de inexactitudes entre las cifras del inventario registradas y los recuentos reales puede ser alarmante. Sin embargo, las empresas pueden crear un plan de accion para abordar estas discrepancias a fin de evitar el panico innecesario.

Esta lista de verificacion debe incluir las acciones mas basicas, como el recuento de las existencias, asi como la consideracion de las posibilidades de robo interno y externo.

1. Comprueba si el stock ha sido extraviado o confundido con otro articulo - Es posible que el inventario faltante simplemente se haya extraviado o se haya confundido con un articulo similar. Compruebe diferentes ubicaciones de almacenamiento, especialmente donde se almacenan articulos similares para ver si el producto en cuestion se puede recuperar. En el futuro, recuerde que la organizacion es vital para la rendicion de cuentas en la gestion de inventarios.

2. Recuento de las acciones - Incluso los altos directivos mas experimentados pueden cometer errores durante el recuento fisico de las existencias, especialmente si el negocio carece de un sistema de inventario claro. Cuando los numeros no se sumaran, considere la posibilidad de que otro miembro del equipo de administracion intervenga para realizar una comprobacion doble.

3. Si sospecha un robo, investigue - El robo puede ocurrir interna o externamente y no debe tomarse a la ligera. Ya sea que un cliente o un empleado tome bienes, esto puede contribuir significativamente a la reduccion del inventario. Hable con posibles testigos y reuna pruebas fisicas, como imagenes de seguridad, para localizar al culpable antes de acusar a alguien sin evidencia.

4. Asegurarse de que el stock danado se ha registrado con precision - Si el articulo se ha danado debido a una mala gestion en el almacen o a un error del proveedor, asegurese de que estas instancias se hayan registrado en los informes de inventario a medida que ocurran para asegurarse de que todos los niveles de inventario estan actualizados.

5. Asegurese de que todos los empleados estan utilizando la unidad de medida correcta - Como parte de la capacitacion, los empleados encargados de manejar el inventario deben ser informados sobre como se cuentan y registran las existencias. Si los trabajadores no estan en la misma pagina, el recuento erroneo es inevitable.

Discrepancias comunes y medidas preventivas

Establecer medidas para aumentar la eficacia de los recuentos de inventario o limitar la contraccion mediante software de inventario requerira mano de obra y finanzas adicionales al principio. Sin embargo, esto puede tener un impacto positivo significativo en los beneficios en el final de la linea.

Estas medidas preventivas pueden requerir costos iniciales, pero tienen un alto rendimiento de la inversion, ya que limitan los gastos relacionados con la perdida de inventario o la mala gestion al aumentar la precision y la rendicion de cuentas. El primer paso consiste en identificar las areas en las que se producen con frecuencia discrepancias y comprender como rectificar cada una de estas cuestiones.

Gestion de multiples almacenes A

medida que un negocio crece, su inventario crecera naturalmente junto con los beneficios. Sin embargo, la administracion de multiples ubicaciones de almacenamiento requiere mas organizacion y vigilancia.

No importa el tamano o la industria de la empresa, necesitan ubicaciones asignadas para todas las existencias entrantes y salientes. Esto es especialmente importante para las grandes empresas que requieren varios almacenes para almacenar sus productos. Tambien debe haber ubicaciones especificas dedicadas al stock de seguridad, junto con el papeleo apropiado para informar a los empleados de los niveles de inventario apropiados.

Si parece que faltan unidades de un determinado producto, es importante primero determinar exactamente cuanto falta. Si faltan unidades grandes, asegurese de comprobar que los envios programados estan a tiempo antes de revisar los almacenes. Si todos los envios entrantes estan programados, es probable que las unidades se hayan extraviado. Pregunte al trabajador (s) responsable (s) donde han colocado el producto en el almacen, y verifique si fue enviado a un lugar completamente diferente.

Por otro lado, si solo parece haber pequenas unidades de una buena falta y se siguieron los procedimientos anteriores, entonces podria apuntar a la posibilidad de robo o dano.

La falta de

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herramientas de automatizacion como codigos de barras y software de inventario son muy utiles a la hora de contar las existencias. Hacen un seguimiento rapido y eficiente, especialmente cuando se trata de grandes cantidades de stock.

La mayoria de los escaneres de codigos de barras se pueden integrar facilmente con el software de gestion de inventario, por lo que no es necesario introducir datos manualmente, lo que elimina la posibilidad de errores humanos. Incluso las pequenas empresas, como las tiendas de mama y papa, pueden hacer uso de sistemas de gestion de inventario para limitar las discrepancias y ahorrar dinero a largo plazo.

Error humano

Para limitar el numero de discrepancias causadas por errores humanos, los empleados que gestionan el inventario deben recibir una formacion adecuada en las comprobaciones y etiquetado del inventario. Algunas discrepancias comunes causadas por errores humanos incluyen-

  • Inventario extraviado
  • Articulos mal etiquetados
  • Unidades de medida incorrectas
  • Producto extraviado

La mejor manera de evitar un etiquetado incorrecto es asignar un codigo de barras o un numero de identificacion unico a cada producto. Esto facilitara a las empresas reabastecerse manualmente y realizar un seguimiento perpetuo de los niveles de inventario mediante escaneres de codigos de barras.

Robo

Para asegurarse de que una empresa no experimente robo interno, se deben realizar comprobaciones de antecedentes en todos los trabajadores potenciales. A partir de ahi, los empleados deben recibir formacion sobre como lidiar con el robo de clientes.
Pequenas cosas como saludar a los compradores entrantes para hacerles saber que han sido vistos pueden reducir las posibilidades de robo. Las empresas tambien pueden considerar la compra de camaras de seguridad o servicios de guardias de seguridad para proteger sus productos.

En el caso de que una empresa este segura de que alguien ha robado su producto, debe determinar si era interno o externo. Si fuera interno, entonces la responsabilidad recae en la direccion de recoger pruebas fisicas y determinar que medidas disciplinarias elegiran. Si el delito fue externo, se puede contactar con las autoridades cuando sea necesario.

Recuentos fisicos, auditorias y recuentos ciclicos insuficientes

Una de las mejores maneras de rastrear eficazmente el uso de existencias es realizar comprobaciones de mantenimiento. Sin embargo, el control de existencias no es un trabajo de una sola vez. El seguimiento perpetuo, las comprobaciones de calidad y los recuentos de ciclos rutinarios pueden marcar la diferencia al analizar la precision de los datos de inventario.

Designar un tiempo determinado cada mes o trimestre para realizar recuentos fisicos de existencias y realizar auditorias mensuales o trimestrales puede ayudar a las empresas con discrepancias graves a buscar la causa raiz de su contraccion.