14 mins read

Como calcular el inventario- aumentar la precision y reducir los costes El recuento

how to cycle count inventory increase accuracy cut costs
Chloe Henderson

By Chloe Henderson

Las empresas confian en su inventario para un flujo de caja constante y la satisfaccion del cliente, razon por la cual encontrar el proceso de conteo mas eficiente es de suma importancia. Monitorear los volumenes de existencias a traves del recuento ciclico puede tranquilizar a las empresas que su inventario esta siendo gestionado, almacenado y rastreado correctamente, sin contraccion ni perdidas.

Uno de los objetivos principales de una empresa es identificar las necesidades de los consumidores en relacion con productos o servicios y satisfacer esas demandas en consecuencia. Al aumentar la precision de los recuentos de inventario, las empresas pueden estar seguras de que sus almacenes u otros espacios de almacenamiento estan debidamente almacenados y listos para el cumplimiento de los pedidos. Ademas, al mantener un nivel optimo de inventario en el almacenamiento, las empresas pueden reducir los costos asociados con el exceso de existencias y el exceso de existencias.

Sin embargo, el recuento ciclico implica mucho mas que simplemente contar el numero de productos o ingredientes en un espacio de almacenamiento. En este articulo, examinaremos las diversas practicas recomendadas y tecnicas a tener en cuenta al implementar un procedimiento de conteo ciclico.

Recuentos ciclicos vs. recuentos fisicos

Cuando las empresas deciden implementar recuentos sistematicos de inventario, deben elegir un metodo que atienda a su negocio unico. Algunas empresas realizan recuentos fisicos anuales, mientras que otras consideran que los recuentos ciclicos se ajustan mejor en funcion de su tamano, niveles de inventario y presupuesto laboral.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

Recuentos

cycle counts 1592848356 6433

Ciclicos El recuento ciclico es un proceso que ahorra tiempo y dinero invertido en la gestion de inventario al contar unicamente el stock de articulos seleccionados a la vez. Este tipo de metodo elimina la necesidad de tomar recuentos de existencias de todo el almacen a la vez, ahorrando fondos a las empresas en varios trabajadores durante un tiempo prolongado. El recuento ciclico tambien aumenta la precision, evita errores humanos y no requiere que los almacenes detengan sus operaciones para realizar comprobaciones de inventario.

Los programas de recuento ciclico son frecuentes en la administracion de inventario de almacenes porque son rapidos, faciles y confiables. Al tomar una muestra de ciertos articulos de alrededor del almacen, las empresas pueden obtener una cifra estimada para determinar la cantidad total en almacenamiento. Debido a que la realizacion de un recuento ciclico no requiere el cierre del almacen, tambien se puede practicar diariamente.

La precision de los recuentos de ciclos se puede aumentar mediante el uso de software de seguimiento de inventario, que alerta a los usuarios cuando se ha producido un error para que se pueda rectificar inmediatamente. Por ejemplo, si un administrador de almacen introduce datos del recuento de ciclos del dia y contradice la cantidad en el sistema, el software notificara al usuario. El gerente puede entonces ver si han contado mal, mal escrito, o si la accion esta realmente ausente.

Recuentos

physical counts 1592848356 5219

fisicos El recuento de inventario fisico requiere un enfoque mucho mas intensivo de trabajo ya que cada articulo de la tienda o almacen se cuenta a mano. Esto generalmente requiere que las operaciones se detengan, y necesita varios empleados y dias para completar, dependiendo del tamano de la empresa. Sin embargo, esto no significa que los servicios externos tambien se detengan. Por lo tanto, cualquier envio entrante o saliente simultaneamente tambien tendria que tenerse en cuenta al totalizar los niveles de cantidad de existencias.

El inventario fisico a menudo esta plagado de errores humanos y puede provocar discrepancias en las existencias. Mas del 75% de los minoristas informaron que los errores humanos en los procesos manuales eran su causa mas comun de problemas de inventario.

Las discrepancias de existencias por exceso o substock de bienes pueden reducir los margenes de beneficio de las empresas y aumentar los gastos. Desafortunadamente, este evento no es raro, ya que el 30% de las empresas han vendido por error articulos que se agotaron, lo que deja clientes insatisfechos y pedidos no gestionados.

Mientras que las discrepancias y las imprecisiones de existencias son una pesadilla para el negocio, la implementacion de recuentos de ciclos de inventario adecuados puede evitarlas.

8 sencillos pasos para el recuento ciclico

Despues de decidir que metodo de recuento ciclico se adapta mejor a su situacion, una empresa necesita implementar los procesos de control correctamente. Entre las medidas generales para ello figuran las siguientes-

1. Recopilar toda la informacion anterior y los datos utiles para identificar posibles discrepancias en el inventario.
2. Crea pequenas porciones de inventario para gestionar la distribucion.
3. Cree un programa y asigne responsabilidades de inventario a los empleados.
4. Seleccione miembros del personal con experiencia para el proceso de auditoria.
5. Retrasar los envios entrantes y salientes al realizar recuentos ciclicos.
6. Mantenga nota de los procesos utilizados y analice los registros para identificar errores y discrepancias de inventario.
7. Generar informes detallados de todas las existencias en sus respectivas ubicaciones para futuras referencias y analisis.
8. Realizar inspecciones rutinarias de los almacenes y lugares de almacenamiento para garantizar un mantenimiento adecuado.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

Consejos para el recuento adecuado del inventario La gestion

tips for proper inventory counting 1592848356 3529

adecuada del inventario puede aumentar los margenes de beneficio para las tiendas de mama y papa, las grandes corporaciones y todas las empresas intermedias solo proporcionando registros de inventario precisos.

Nike habia perdido casi 100 millones de dolares debido a la mala gestion del inventario, lo que dio lugar a un exceso de existencias de productos de baja venta, mientras que el substock de productos de alta demanda. Poner en marcha medidas adecuadas de control de inventario puede ayudar a las empresas a evitar este tipo de eventos.

Algunas de las mejores practicas de recuento de inventario incluyen-

  • contar con frecuencia el inventario - Idealmente, una empresa deberia ejecutar al menos cuatro recuentos de ciclo completo al ano, uno por cada trimestre. Un almacen tambien puede realizar recuentos de ciclos diarios al seccionar el stock para evitar tener que hacer un inventario de todo el almacen a la vez.
  • Recuento de existencias cuando se detienen las operaciones- el recuento de inventario antes o despues de las operaciones hace que los recuentos ciclicos sean mucho mas faciles, ya que los trabajadores no necesitan incorporar ordenes entrantes y salientes. Si los recuentos ciclicos deben realizarse durante las horas de funcionamiento, la administracion del almacen debe tener en cuenta estas cosas.
  • Tener empleados entrenados/gerentes manejan el inventario - Es vital que los empleados entrenados cuenten el inventario a medida que siguen un SOP. Asignar a un empleado no capacitado podria dar lugar a discrepancias significativas en las existencias, ya que es posible que no conozcan el procedimiento o la unidad de medida a utilizar.
  • Implementar software de gestion - El uso de software de gestion de almacen o inventario reduce el riesgo de errores de stock mediante la integracion con sistemas POS. Esta tecnologia tambien puede producir informes instantaneos de varianza para resaltar las discrepancias mientras proporciona informacion de inventario en tiempo real.
  • Recuento de existencias por categorias - Al separar y contar inventario por grupos, el enfoque total se puede poner en los articulos seleccionados y los recuentos de ciclos programados pueden proceder rapidamente. Las operaciones fuera del stock elegido pueden continuar sin demora, asegurando envios y pedidos oportunos.
  • Categorias de stock base por temporadas- contar los articulos cuando estan a punto de entrar en sus temporadas pico proporciona a la administracion del almacen datos adecuados para orientar y conciliar cualquier discrepancia de inventario antes del aumento esperado de la demanda.

Beneficios de los recuentos ciclicos

Otros tipos de conteo de inventario, como las hojas de calculo manuales, han demostrado ser menos eficientes que los recuentos ciclicos debido a la necesidad de mas tiempo, dinero y trabajadores para realizar inventario fisicamente.

Gardner, un gran distribuidor en la industria del cesped y el jardin, utiliza un programa de recuento ciclico y ha ahorrado aproximadamente 7.700 dolares solo en salarios laborales. Mientras que un inventario fisico de sus 45 ubicaciones de almacen habria requerido mas de 30 trabajadores durante casi tres dias, Gardner solo uso a una persona durante dos horas para guiar a los auditores a traves de todos los almacenes. Al final, la auditoria mostro solo tres diferencias por un total inferior a dos dolares.

Ademas de reducir los costos de mano de obra, esta practica tambien puede reducir el riesgo de existencias inferiores y excesivas, reduciendo los costos de inventario en casi un 10%. El capital ahorrado en costes de inventario se puede destinar a otras operaciones para fomentar el crecimiento del negocio y la satisfaccion del cliente.

Las ventajas adicionales de contar con ciclos precisos incluyen-

1. Disrupciones minimas del proceso- el recuento ciclico se ejecuta en programas de recuento que se centran en el inventario de pocos articulos en una ubicacion especifica, lo que permite que las operaciones de almacen continuen sin demora.

2. Medidas correctivas mas rapidas - Dado que este procedimiento de conteo se puede realizar diariamente, los errores en la gestion de almacenes y en los informes de inventario se hacen mas visibles.

3. Decisiones recomendadas de stock, produccion y distribucion- los datos de cada ciclo de inventario permiten a la administracion del almacen saber donde el negocio puede ahorrar dinero. Los recuentos podrian indicar que un producto especifico no se vende y que deberia reducirse para ahorrar en tarifas de almacenamiento, o que un producto popular se esta agotando. El software automatizado de seguimiento de existencias tiene una funcion que alerta a la administracion cuando ocurren estas cosas.

4. Servicio al cliente mejorado- el control de inventario se atiende a las necesidades de los clientes, despues de todo. Al monitorear con precision la demanda y el stock de productos, los envios se mantendran a tiempo, el flujo de caja se mantendra constante y la satisfaccion del consumidor aumentara.

5. Aumento de las vueltas de stock- cuanto mas tiempo se encuentre un producto en el inventario, mas dinero gastara una empresa en sus tarifas de almacenamiento. El recuento ciclico reduce la probabilidad de exceso de existencias y, por lo tanto, aumenta la tasa de rotacion de existencias.

Tipos comunes de conteo ciclico

Hay muchos metodos de conteo ciclico practicados comunmente. Cada subtipo forma parte de la gestion perpetua del inventario que realiza un seguimiento del inventario en tiempo real. La integracion de sistemas de punto de venta (POS) con software de control de existencias y escaneres de codigos de barras proporciona datos de inventario perpetuos a traves de cada envio y transaccion.

El recuento ciclico por consumo El

recuento por consumo es una de las formas mas simples de conteo ciclico, ya que se hace inventario exclusivo de los articulos utilizados o vendidos con mayor frecuencia. Esta tecnica requiere que los almacenes se organicen de acuerdo con la popularidad de los articulos, y que los articulos mas populares reciban la maxima prioridad.

La unica desventaja de contar por consumo es que descuidan las materias primas que pueden ser necesarias para producir un articulo. Esto tambien ignora los gastos para el proceso de produccion, tales como costos laborales y operativos; por lo tanto, este metodo solo debe ser utilizado por pequenas empresas con inventario bajo y completo.

Recuento de objetivos por area de superficie

Para este metodo, los almacenes se dividen en areas mas pequenas, por lo que a cada empleado se le puede asignar una seccion que es responsable de contar. Al final de cada ciclo, todos los empleados comparten sus recuentos de inventario, creando un registro de inventario completo. La division de tareas de inventario por secciones designadas hace que cada empleado sea responsable y hace que la recuperacion de articulos y la resolucion de discrepancias de existencias sea mas clara.

Recuento ciclico de grupo de control

Este subtipo de recuento ciclico requiere un grupo de elementos para utilizarlos como grupo de control de estandar. Este grupo de control tiene una cantidad de existencias conocida y se utiliza para probar tecnicas de conteo por empleados de almacen capacitados. El grupo se cuenta y cuenta de varias maneras en un corto periodo de tiempo, mientras que los empleados toman notas y comparan.

Al comparar notas sobre sus diferentes estrategias, la administracion puede decidir que metodo de conteo fue mas eficiente y preciso. Una vez identificado el mejor procedimiento, se desarrolla un procedimiento operativo estandar (SOP) para que los futuros empleados puedan replicar el proceso.

Conteo de muestras aleatorias

Las empresas con altos niveles de productos similares a menudo utilizan el conteo aleatorio de muestras debido a su conveniencia y su limitada interferencia en las operaciones de almacen. Hay dos enfoques principales para esta tecnica-

  • conteo de poblacion constante - Este metodo es ideal para las empresas que tienen articulos similares con un costo de stock similar, ya que se centra en un grupo de articulos para realizar recuentos inventario. Sin embargo, las empresas que tienen una variedad de acciones con diferentes gastos estarian mejor con otra estrategia, ya que esta tecnica niega completamente el valor de las acciones.
  • Conteo de la poblacion disminuida - En esta tecnica, se cuenta un grupo de existencias antes de ser excluido hasta que todos los demas articulos del almacen sean inventariados. Todos los grupos excluidos se almacenan por separado para facilitar la auditoria en el futuro. La utilizacion de esta estrategia disminuye el tamano de las existencias del grupo contadas a lo largo del tiempo con cada recuento de ciclos rutinarios. Con la disminucion del recuento de la poblacion, normalmente se realizan cuatro auditorias completas al ano, siguiendo los criterios seleccionados por la empresa.

Analisis ABC (Pareto)

Vilfredo Pareto establecio la base de este metodo usando la regla 80/20, tambien conocida como Principio de Pareto. Esta regla establece que el 20% de los esfuerzos de una empresa causan el 80% de los resultados. Estos numeros no son fijos y pueden mostrarse como 70/30 o 85/15 dependiendo del negocio. La base de la regla es identificar los articulos que pueden no ser altos en cantidad pero que contribuyen en gran medida a los beneficios.

Mediante esta regla, el analisis ABC divide el inventario en tres grupos- A, B y C. El

  • grupo A contiene articulos que contienen el 10% de la cantidad de existencias y el 70% de su valor
El
  • grupo B consiste en articulos que contienen el 20% de la cantidad de inventario y el 20% de la cantidad de inventario. valor global
  • El grupo C representa los articulos que contienen el 70% de todas las existencias y solo el 10% del valor total. La separacion del inventario de esta manera permite a las empresas orientar los gastos de su empresa hacia las acciones que producen el mayor beneficio.

    La automatizacion del recuento ciclico con recuentos de

    automating cycle counting with software 1592848356 9511

    ciclos de software requiere una cantidad significativa de tiempo, esfuerzo y fondos cuando se maneja manualmente, pero se puede simplificar mediante la implementacion de software automatizado de gestion de inventario.

    Estudios recientes muestran que la utilizacion de software de stock puede reducir los costos de mano de obra en un 30%. La integracion de sistemas de recuento ciclico ya establecidos con software automatizado se puede lograr a traves de la administracion de datos, escaneres moviles y contadores de robots.

    Gestion de datos
    Un sistema de gestion de inventario (IMS) importa datos de recuentos de ciclos rutinarios para generar cantidades de existencias en tiempo real, que se actualiza automaticamente con los datos introducidos de todas las ubicaciones de existencias. Este recuento perpetuo de inventario optimiza la gestion de existencias al informar sobre los articulos que estan agotando o sobreabasteciendo, teniendo en cuenta los pedidos entrantes o salientes simultaneamente.

    Escaneres moviles
    El metodo de lapiz y papel se esta volviendo obsoleto rapidamente, ya que simplemente no puede superar el tiempo y la precision del recuento ciclico del escaner movil. Con un escaner portatil, los trabajadores pueden usar sus credenciales para iniciar sesion y escanear rapidamente los codigos de barras de los elementos. Esto hace que los empleados que manejan el inventario sean responsables y minimiza el error humano al permitir que los procesos de software hagan un recuento automatico del stock.

    Contadores de robots
    Aunque suena futurista, los contadores de robots estan siendo probados por grandes empresas como Walmart para reducir el tiempo de inventario y los errores. Los datos de stock recuperados por estos robots de almacen movil a traves del escaneo de codigos de barras se sincronizarian automaticamente con el software de la empresa, limitando el numero de manos por las que pasan los registros de existencias, evitando asi errores humanos.

    Para las grandes empresas, la implementacion de contadores de robots para gestionar los recuentos de ciclos tambien podria reducir los costos de mano de obra hasta en un 70%.El

    recuento ciclico integrado con el software de seguimiento de inventario y los sistemas POS han demostrado aumentar la precision, reducir la discrepancia y ahorrar tiempo y capital al reducir el riesgo de errores humanos. En su lugar, estos fondos ahorrados en la conciliacion de la contraccion de las existencias y la mala gestion del inventario pueden reorientarse a los esfuerzos de expansion del negocio.

     cta content inline and exit intent