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Como un sistema de gestion de inventario puede ayudar a su empresa Los sistemas de gestion de

how an inventory management system can help your business
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Que es un sistema de gestion de inventario? La gestion de

inventario es el proceso que atraviesan las empresas para garantizar que su inventario se mantenga en el nivel optimo. Se trata de todo, desde la compra de acciones hasta el almacenamiento, hasta el uso optimo, y finalmente pedir mas cuando el inventario comienza a agotarse.

Un sistema de gestion de inventario comprende las herramientas que las empresas ponen en marcha para ayudar con lo anterior. Tiene en cuenta todo lo que el negocio necesita para asegurarse de que tiene la cantidad correcta de inventario disponible para cumplir con sus obligaciones de ventas y reducir costos.

Para las pequenas empresas o las que acaban de empezar, un sistema de gestion de inventario podria ser tan simple como un bloc de notas y un lapiz o una hoja de calculo de Excel. Podrian usar un sistema como este para rastrear el inventario al final de cada dia, semana o mes.

Si la empresa no maneja muchas existencias, el seguimiento de los productos de esta manera puede ser suficiente para que el propietario de la empresa gestione el inventario y vea cuando ciertos articulos se estan agotando.

Otras empresas, especialmente aquellas que gestionan un mayor numero de productos, pueden utilizar software y aplicaciones para facilitar el proceso de gestion. Las herramientas especializadas de software de gestion de inventario proporcionan muchas caracteristicas que ayudan a las empresas a realizar un seguimiento de su inventario en tiempo real y a tomar mejores decisiones de gestion.

Las empresas mas grandes pueden ir un paso mas alla introduciendo hardware como escaneres de codigos de barras u otros dispositivos de seguimiento. Esto podria facilitar el proceso de seguimiento de cantidades significativas de existencias.

En todos los casos, los sistemas de gestion de inventario tambien pueden considerar procesos para utilizar y almacenar el inventario de una manera optima, como el etiquetado o la organizacion de almacenes, asi como acciones que los empleados deben adoptar tomar para gestionar el inventario.

Por que poner en marcha un sistema de gestion de inventario? El

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uso de un sistema de gestion de inventario tiene varias ventajas, todas basadas en el uso efectivo de los bienes.

Los beneficios exactos que obtenga dependeran del tipo de empresa que dirijais, su tamano y el tipo o cantidad de acciones con las que lidieis.

Empresas como restaurantes y supermercados que venden muchos articulos perecederos pueden obtener importantes beneficios de reduccion de costos mediante la implementacion de un sistema eficaz de gestion de inventario. Estos vendran ya que son capaces de reducir la cantidad de bienes que desperdician debido a que pasan las fechas de caducidad.

Por otro lado, las empresas que venden un numero menor de articulos de alto valor pueden beneficiarse mas de los posibles aumentos del flujo de caja. Esto se debe a previsiones de ventas mas precisas que reducen la posibilidad de sobreexistencias.

Estos son algunos de los principales beneficios de un sistema de gestion de inventario.

Reducir los costes de residuosLa
implantacion de un sistema eficaz de gestion de inventario puede ayudar a su empresa a reducir los costes derivados de los residuos o el exceso de existencias que no puede vender. Esto lo hara ayudandote a tener una mejor idea de cuanto de cada articulo necesitas, lo que te permite pedir la cantidad optima.

Aqui hay un ejemplo de esto en accion.

Imagina que tienes un restaurante. Pedir mas suministros de los que es probable que use dara como resultado que tenga que deshacerse de los ingredientes a medida que alcanzan su fecha de caducidad. Cuanto mas pueda reducir el desperdicio sin ser corto y perder las ventas, menos dinero perdera.

No son solo las empresas que tratan con articulos que corren el riesgo de caducar las que se beneficiaran de mejores predicciones de ventas.

Una tienda de moda eCommerce que cambia su stock dependiendo de la temporada perdera dinero si termina una temporada con un monton de stock sin vender. El negocio tendra que conservar los bienes hasta el ano siguiente o intentar recuperar parte de los costos vendiendolos a un precio mas bajo.

Reducir los costos de almacenamiento La
reduccion del desperdicio no es la unica forma en que los sistemas de administracion de inventario pueden ayudar a reducir los costos. Los costos de almacenamiento, refrigeracion y personal pueden sumar si su negocio esta almacenando mucho mas de lo que de otro modo necesita ser.

Al proporcionar previsiones sobre la cantidad de stock que necesitara, su empresa puede asegurarse de que solo mantenga la cantidad optima de inventario en almacenamiento.

Maximizar las ventas
Mientras que los dos puntos anteriores se han centrado en no tener demasiado stock, los sistemas de gestion de inventario tambien ayudan con el problema opuesto, como quedarse sin stock.

Cuando usted esta fuera de stock, su negocio corre el riesgo de perder ventas, ya que usted no puede satisfacer la demanda. Los sistemas de gestion de inventario que le alertan sobre cuando hay existencias bajas le permiten tomar medidas tan pronto como sea necesario, asegurando que no se quede sin articulos, por lo tanto, maximizando las ventas.

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Relacionado con los costos es el hecho de que tener mas dinero del necesario atascado en el inventario significa que este dinero no se puede usar para otros costos comerciales. Por ejemplo, dotacion de personal o desarrollo.

Imagine un vendedor de electronica especializado en televisores. Si compra 50 unidades a $500 cada uno para cubrir las ventas del mes siguiente, pero solo vende 25 unidades en el periodo de tiempo, esencialmente tiene mas de $6000 atrapados en el inventario que podria haber puesto a otros usos. Esta es una forma menos que optima para que una empresa utilice sus reservas de efectivo.

Un buen sistema de gestion de inventario ayudara al propietario a calcular la cantidad de cualquier articulo en particular que es probable que necesite en un periodo de tiempo determinado. Esto hace que sean menos propensos a gastar mas de lo necesario en el inventario, lo que les permite utilizar el dinero para cubrir otros costos.

Aumento de ventas
Un sistema de gestion de inventario puede aumentar las ventas reduciendo las posibilidades de que te vendas de un articulo cuando un cliente quiere comprarlo. Al tener una mejor idea de los niveles de stock y cuanto es probable que venda, es menos probable que se quede sin productos populares.

Considere el ejemplo anterior. Si el propietario del negocio solo hubiera comprado 22 televisores, mientras que tendrian mas dinero disponible, se habrian perdido tres ventas potencialmente lucrativas.

Otra ventaja de tener siempre suficiente stock es que significa que sus clientes tendran una mejor experiencia con su negocio. Es menos probable que se decepcionen debido a que el articulo que querian comprar no esta disponible.

Mejorar la productividad
Los sistemas de gestion de inventario pueden aumentar la productividad al reducir la cantidad de tiempo que dedica a gestionar las existencias. Los sistemas simples de gestion de inventario, como las hojas de calculo, pueden ayudarle a mantener su inventario organizado, lo que le permite tomar mejores decisiones y mas rapido.

Si realmente desea ver los beneficios de productividad, el uso de software dedicado puede ayudarle a llevar las cosas mas alla al realizar un seguimiento automatico de las existencias y racionalizar muchos de los procesos de gestion de existencias, por ejemplo, pedidos.

Funciones a buscar en un sistema de gestion de inventario

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Hay muchos sistemas de gestion de inventario por ahi, al igual que hay muchos tipos diferentes de negocio.

Una gran cadena de supermercados con multiples ubicaciones y varios puntos de venta tendra necesidades muy diferentes para un restaurante familiar de tamano mediano con una sola ubicacion. No obstante, la mayoria de los sistemas de gestion de inventario tendran algunas de las siguientes caracteristicas.

ReaL-time Seguimiento de inventario
El seguimiento de inventario en tiempo real le permite a su empresa realizar un seguimiento de todas sus existencias en todo momento. Esto es especialmente util para empresas con alta rotacion. Ser capaz de rastrear los articulos en tiempo real le permite ver cuales se venden rapidamente y reordenar las existencias antes de que sea demasiado tarde.

Los sistemas con seguimiento en tiempo real tambien pueden incluir alertas que le avisan cuando un elemento en particular se esta agotando. Al notificarte tan pronto como este sea el caso, estaras en la mejor posicion para pedir mas y asegurarte de que no te pierdas las ventas.

Informes de inventario y sistemas de gestion de inventario del Software Analytics
realizan un seguimiento de todo lo que va dentro y fuera de su negocio. Aquellos que pueden generar informes automaticos permiten a los propietarios de negocios obtener una vision general de todo lo que esta sucediendo en su negocio en terminos de inventario.

Esto les permitira detectar lugares en los que podria mejorarse la gestion del inventario. Por ejemplo, esta perdiendo el negocio dinero en el despilfarro y, en caso afirmativo, como puede reducirlo? O bien, hay algun tipo de inventario en el que la empresa no este suficientemente abastecida? Tener esta informacion puede capacitar a los administradores para tomar mejores decisiones de inventario.

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existencias Los recuentos de existencias son una parte esencial del proceso de gestion de inventario. Un solido sistema de gestion de inventario te permitira realizar recuentos, lo que te ayudara a realizar un seguimiento de todo tu inventario. Algunos programas le permitiran establecer frecuencias de conteo variables para diferentes articulos mientras mantiene cada hoja de conteo separada para evitar confusiones.

Proyecciones de StockLos
sistemas de gestion de inventarios con proyecciones pueden ayudar a los gerentes y propietarios de negocios a tener una mejor idea de la cantidad de existencias que es probable que necesiten en ciertos plazos.

Armados con esta informacion, los encargados de la compra de acciones pueden comprar a niveles que les permitan cubrir la demanda anticipada sin tener sobrantes.

Integracion con otras herramientasLos
buenos sistemas de gestion de inventario se integraran con otras herramientas que utiliza su empresa; por ejemplo, sus herramientas de punto de venta o pedidos. Al integrarse en toda su empresa, podra automatizar mas procedimientos y obtener una vision general mejor y mas precisa del inventario.

Compatibilidad con dispositivos multiples y basados en la nube
La eleccion de un sistema de gestion de inventario basado en la nube garantiza que todas las actualizaciones realizadas en el sistema se reflejen automaticamente en toda la empresa. Esto dara a todos los que necesiten acceso a los datos de inventario la informacion mas actualizada, reduciendo al mismo tiempo la posibilidad de que los cambios se anadan al sistema varias veces.

Ademas, tener el sistema disponible en varios dispositivos, por ejemplo, telefonos inteligentes, tabletas o PC, permite a los administradores realizar un seguimiento del inventario dondequiera que se encuentren. Esto puede ser especialmente util para las empresas mas pequenas que no tienen un departamento dedicado.
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Los sistemas de gestion de inventario pueden ahorrar dinero para su empresa

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Al leer este articulo, es probable que se haya dado cuenta de que los sistemas de gestion de inventario pueden tener importantes beneficios de ahorro de tiempo y costes para las empresas que los utilizan de manera eficaz.

Los beneficios de coste derivados de la reduccion de residuos y existencias muertas al tiempo que maximiza las ventas significan que no se necesita mucho para obtener un retorno positivo de su inversion, suponiendo que el producto que elija sea adecuado para su negocio.

Del mismo modo, el ahorro de productividad puede reducir la cantidad que su empresa gasta en dotacion de personal y, al mismo tiempo, reducir el trabajo que tiene que hacer como gerente.
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